Lab-IP

“Tutto ciò che può andare male, andrà male”: le anomalie dell’e-procurement.

di Federica Astrologo

17/02/17

I Sistemi di e-procurement, come qualsiasi altro sistema informatico, sono soggetti al rischio di insuccesso.”Tutto ciò che può andare male, andrà male” non conta quanto valido sia il procedimento, purtroppo i  sistemi di e-procurement, non sono un’eccezione a questa regola. Questi tipi  di problemi sono abbastanza nuovi in materia di appalti pubblici, perché appaiono strettamente correlati alla loro trasformazione digitale. Le soluzioni legislative applicate  al  processo di acquisti “tradizionale”, pertanto, non appaiono idonee a risolvere tali problemi. Le dinamiche dell’e-procurement esigono, infatti, una puntuale attenzione alle regole tecniche, ma anche alla creazione di nuovi modelli, che garantiscano la certezza giuridica dell’atto.

Numerosi esempi di malfunzionamento dei sistemi informativi  si sono riscontrati, infatti, nel contesto italiano. In considerazione di questo, è interessante compiere un’analisi degli scenari di rischio dell’ e-procurement e dell’impatto di questi sulle gare pubbliche,legata ai seguenti eventi: indisponibilità dei servizi informatici e rilevazione di un errore materiale nell’ impianto di gara. La Consip s.p.a., in qualità di centrale di committenza nazionale, si è apprestata alla risoluzione di tali anomalie.

In considerazione del malfunzionamento del Sistema, quale strumento telematico per la realizzazione della procedura di gara, che ha precluso agli operatori economici la presentazione delle offerte in prossimità della scadenza del termine assegnato, la  Consip s.p.a., in qualità di stazione appaltante ha disposto la revoca degli atti della procedura di gara e il conseguente annullamento della stessa. Le offerte pervenute prima del malfunzionamento rimangono segrete crittografate  presso il Sistema della stazione appaltante.Tuttavia è stata prevista la ripubblicazione del bando di gara e l’ assegnazione di un nuovo termine per la presentazione delle offerte. ( Gara a procedura aperta ai sensi del D.Lgs. n. 50/2016 e s.m.i., per l’acquisizione di servizi di supporto alle attività di audit e analisi dei rischi dei processi dell’INAIL e di gestione del Sistema di Qualità IT – ID 1782-  CIG 6753186960 )

Nel caso di errore materiale sull’ impianto di  gara, si evince maggiore difficoltà nella risoluzione, in quanto l’ errore non era chiaro alla stazione appaltante sin da subito. La Commissione aggiudicatrice, inizialmente, aveva segnalato la tardività della presentazione dell’ offerta da parte di un operatore economico. Per questo motivo, dava mandato al Responsabile del Procedimento di avviare un’istruttoria, affinché verificasse tramite il Gestore del Sistema la tempestività di ricezione della predetta offerta. Dall’ esito della  relazione del Gestore del Sistema si evinceva che l’offerta risultava tardiva, ma non erano risultate anomalie del Sistema.  In considerazione di questo, la Commissione rilevava l’erronea impostazione del termine di presentazione delle offerte nel  Sistema, ma ribadiva la prevalenza del termine di presentazione delle offerte prevaleva  prescritto nel Bando di gara. Pertanto, la Commissione, rilevato che l’Offerta dell’operatore economico è stata presentata oltre il termine ultimo, ha proposto a Consip S.p.a. di procedere alla dichiarazione di inammissibilità dell’offerta della citata impresa per irricevibilità dell’ offerta. A fronte di quanto rilevato, la Consip s.p.a. stabilisce di escludere la predetta offerta per inammissibilità in quanto pervenuta oltre il termine di presentazione indicato nel Bando. ( Gara a procedura aperta ai sensi del D.Lgs. n. 50/2016 e s.m.i., per l’acquisizione di servizi di supporto alle attività di audit e analisi dei rischi dei processi dell’INAIL e di gestione del Sistema di Qualità IT – ID 1782-  CIG 6753186960 ).

Tali casistiche impreviste che coinvolgono le risorse IT ( Sistema Informativo) determinano una parziale o completa interruzione dei servizi erogati agli utenti (Pubblica Amministrazione e Fornitori) in procedure di gara smaterializzate in corso (termine ricezione offerte non decorso). Di conseguenza sarebbe interessante individuare una serie di  attività propedeutiche alla prevenzione e/o risoluzione di queste criticità, in quanto le disposizioni normative e regolamentari in vigore che regolano le procedure di e- procurement non disciplinano il caso di malfunzionamento del sistema informatico di negoziazione, né i casi di errori materiali nell’impianto di gara, e le relative conseguenze sui termini di presentazione delle offerte. Per individuare utili criteri di valutazione cui fare riferimento si deve, pertanto, guardare alle disposizioni e ai relativi criteri che disciplinano i casi di proroga dei termini di presentazione delle offerte  (ad esempio in caso di modifiche alla documentazione di gara )  e il modo in cui la giurisprudenza ha affrontato i casi di malfunzionamento dei sistemi informatici. In  aggiunta, fare riferimento a quanto previsto dall’art. 58 comma 1 del Codice in merito all’utilizzo dei sistemi telematici per le procedure di gara, che prevede di non alterare la parità di accesso agli operatori né impedire, limitare o distorcere la concorrenza o modificare l’oggetto dell’appalto. Per incrementare l’ efficienza e la rapidità di funzionamento delle procedure di e-procurement sarebbe proficuo individuare preventivamente e in maniera standardizzata: la  tipologia di problematica, la rilevanza delle conseguenze sulla regolarità della procedura e conseguenti provvedimenti da adottare, nonché rendere preventivamente note tali valutazioni, attraverso la documentazione di gara agli operatori economici, in modo da rendere le decisioni della stazione appaltante  predeterminate e vincolate alla lex specialis e più difficilmente contestabili.

 Tra gli  eventi che generano difficoltà nell’e-procurement presi in esame relativi all’indisponibilità dei servizi informatici soltanto l’effetto dell’indisponibilità del sistema informatico e la conseguente impossibilità di invio dell’offerta da parte di qualsiasi operatore economico possono essere valutati a priori al fine di predisporre una standardizzazione delle decisioni da prendere. Altri malfunzionamenti del sistema hanno effetto solo su specifiche funzionalità, ovvero solo su uno o su alcuni operatori economici, non possono essere valutati a priori, in considerazione delle innumerevoli variabili che si possono presentare; né le relative conseguenze sulla regolarità della procedura possono essere predeterminate in maniera oggettiva e valutate preventivamente, e richiederanno quindi una valutazione ad hoc di volta in volta da parte della stazione appaltante. Per quanto riguarda il caso di errori materiali nell’impianto di gara, la variabilità della casistica richiede di regola una valutazione ad hoc di volta in volta del tipo di errore e dell’influenza che questo ha sulla procedura, anche avuto riguardo al momento in cui tale errore viene rilevato, al numero di partecipanti, al numero di offerte già inviate. In generale è indispensabile rendere note le valutazioni  e motivare le decisioni assunte, ai fini di garantire la regolarità della procedura di gara, nonché inserire nel disciplinare di gara apposite previsioni per creare preventivamente un sistema  che agevoli l’intervento delle stazioni appaltanti nella gestione delle eventuali criticità.

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